Aktualizacja systemu poczty elektronicznej Exchange Server i uruchomienie podsystemu archiwizacji w firmie z branży poligraficznej

W poniższym case study naszym Klientem była firma specjalizująca się w  produkcji etykiet i naklejek oraz opakowań jednorazowych dla klientów polskich i zagranicznych.

Dotychczas u Klienta funkcjonowało środowisko Exchange Server w wersji 2007. Wraz z pojawianiem się nowszych wersji pakietu MS Office zawierających klienta poczty elektronicznej MS Outlook obejmujących nowe funkcjonalności stało się jasne, że należy zaplanować i przeprowadzić aktualizację systemu poczty elektronicznej. Pierwsze plany zakładały aktualizację do wersji Exchange Server 2016. Jednak docelowo Klient zdecydował się na aktualizację do najnowszej wersji Exchange Server 2019.

U Klienta funkcjonuje klaster wysokodostępny oparty o technologię Hyper-V. W związku z tym naturalne było zaplanowanie instalacji systemu poczty elektronicznej jako maszyny wirtualnej w istniejącym środowisku. Dzięki temu możemy zapewnić wysoką dostępność usługi.

W przypadku dość dużej różnicy w wersjach systemu Exchange należało przewidzieć dwuetapową migrację z wykorzystaniem Exchange Server w wersji 2013. Oczywiście kluczowe było zapewnienie pełnej funkcjonalności dla użytkowników podczas migracji – wszelkie prace musiały być transparentne dla użytkowników.

Od kilku lat użytkownicy naszego Klienta borykali się z problematyką archiwizacji maili. Dotyczyło to przede wszystkim sytuacji archiwizowania skrzynek pracowników odchodzących z pracy. Rozwiązaniem tymczasowym było przypinanie takich skrzynek do systemu MS Outlook przez pracowników pozostających w pracy w ramach poszczególnych działów. Powodowało to puchnięcie plików pst, co miało negatywny wpływ na wydajność i komfort pracy. Nie wspominając o konieczności częstej naprawy plików pst, co trwało niekiedy bardzo długo, utrudniając bieżącą pracę użytkownikom.

W związku z tym zaproponowaliśmy Klientowi implementację systemu archiwizacji poczty email. Zaoferowany system MailStore zapewnia archiwizację poczty elektronicznej wiodących dostawców, również chmurowych. Doskonale integruje się z MS Outlook, równocześnie umożliwiając dostęp do archiwum przez przeglądarkę.

Aby ograniczyć rozmiar bazy danych w nowej instalacji MS Exchange Server przeprowadziliśmy archiwizację z wykorzystaniem systemu MailStore przed przeprowadzeniem migracji do nowej wersji. Archiwizacja wg określonych z Klientem reguł obejmowała zarówno maile składowane w Exchange Server jak i te znajdujące się w plikach pst na komputerach użytkowników. Takie rozwiązanie pozwoliło na drastyczne zmniejszenie rozmiaru bazy danych w docelowym systemie Exchange Server.

Nowe środowisko Exchange Server 2019 ma zapewnioną ochronę antyspamową i antywirusową na dedykowanym urządzeniu UTM. Backup bazy danych MS Exchange Server jest realizowany za pomocą systemu Veeam Backup & Replication na dedykowane urządzenie typu NAS z przepustowością 10Gbps.

Zastosowanie archiwizacji za pomocą systemu MailStore rozwiązało dotychczasowe problemy użytkowników systemu poczty elektronicznej oraz pozwoliło na wprowadzenie nowej polityki dotyczącej retencji poczty email.