Adobe Systems wykorzystuje siłę systemów Polycom Zatrudniająca ponad 4000 osób w różnych miejscach na świecie firma Adobe skorzystała z kompleksowego rozwiązania firmy
Adobe Systems wykorzystuje siłę systemów Polycom
Zatrudniająca ponad 4000 osób w różnych miejscach na świecie firma Adobe skorzystała z kompleksowego rozwiązania firmy Polycom dla zintegrowanej transmisji dźwięku, danych i obrazu.
Osiągająca ponad 1,6 miliarda dolarów dochodów rocznie, korporacja Adobe Systems jest największym na świecie producentem oprogramowania. Sukces ten firma odniosła dzięki realizacji swej misji polegającej na umożliwieniu ludziom lepszej komunikacji, poczynając od wdrażania jej w obrębie samej firmy. Jednak dla firmy, która zatrudnia prawie 4000 osób w różnych miejscach na świecie, zapewnienie sprawnej komunikacji jest niemałym wyzwaniem. Z tego też powodu Adobe skorzystała z kompleksowego rozwiązania firmy Polycom dla zintegrowanej transmisji dźwięku, danych i obrazu.
– Będąc przedsiębiorstwem globalnym, jednym z priorytetów Adobe jest zapewnienie łączności pomiędzy swoimi pracownikami na całym świecie – mówi Bill Weatherwax, dyrektor ds. działań globalnych w firmie Adobe. – Organizując miesięcznie ponad 2000 wideokonferencji i odnotowując regularny wzrost wykorzystywania systemu wideokonferencyjnego w każdym kwartale, firma Adobe pokazuje, że takie połączenia są jej integralnym narzędziem komunikacyjnym.
Pierwsze próby współpracy
Firma Adobe wprowadziła pierwsze systemy wideokonferencyjne w 1996 roku. Wówczas były one wykorzystywane w ograniczonym zakresie w związku z wygórowanymi (w tamtym czasie) kosztami połączeń wideofonicznych, słabej wiarygodności połączeń i jakości obrazu oraz interfejsowi użytkownika, który powodował, że wykonanie nawet pojedynczej rozmowy było sprawą trudną i czasochłonną.
– Decydujący wpływ na poszerzenie naszej sieci wideokonferencyjnej i używania jej jako narzędzia ogólnoświatowego w celu zwiększenia wydajności miały dwa czynniki – przejście z sieci ISDN do IP oraz wprowadzenie firmy Polycom na rynek usług wideokonferencyjnych – wyjaśnia Weatherwax.
Przejście do sieci IP pozwoliło firmie Adobe w znacznym stopniu zredukować koszty połączeń wideofonicznych/ Systemy firmy Polycom, jako pierwsze na rynku, oferowały znacznie niższe ceny dla łatwej w obsłudze komunikacji wideo o jakości odpowiedniej do zastosowań biznesowych. Tak więc niepozorne wdrożenie rozrosło się w światową sieć transmitującą obraz i dźwięk, posiadającą ponad 200 punktów wykorzystywanych przez prawie 4000 pracowników w 45 oddziałach firmy.
Zintegrowane środowisko konferencyjne
Aby udowodnić, jak ważną usługą dla Adobe stały się wideokonferencje, pracownicy działu IT zaprojektowali i stworzyli zintegrowane gabinety konferencyjne, w których dźwięk, obraz oraz dane są ze sobą idealnie zsynchronizowane. Znane jako Sale Konferencyjno-Prezentacyjne (CPRs), te zintegrowane pomieszczenia tworzą optymalne środowisko do przeprowadzania konferencji na całym świecie.
– Musieliśmy mieć pewność, że sprzęt w naszych salach konferencyjnych zawsze będzie działał sprawnie. Byliśmy przekonani, że posiadanie w pełni zintegrowanego rozwiązania do komunikacji było kluczem do zapewnienia takiej wiarygodności – mówi wicedyrektor działu usług informatycznych firmy Adobe, Gerrard Rutter. – Tak więc zaczęliśmy poszukiwać dostawcy, który oferowałby gotowe rozwiązania, a takie właśnie zapewniały zunifikowanych rozwiązania komunikacyjne firmy Polycom.
– Nasze sale konferencyjne dają nam możliwość pełnej kontroli nad środowiskiem audiokonferencyjnym dzięki źródłom audio firmy Polycom, które eliminują zjawisko echa by zoptymalizować warunki oświetlenia i akustyczne – dodaje Weatherwax.
Przy projektowaniu takich pomieszczeń Adobe wzięła pod uwagę szczegóły takie, jak specjalnie zaprojektowane oświetlenie czy mikrofony montowane na stołach i w ścianach. Cały sprzęt, korzystając z funkcji Visual Concert firmy Polycom, obsługiwany jest poprzez panele dotykowe. Sale wyposażone są w podwójne monitory, aby umożliwić równoczesne wyświetlanie uczestników oraz pokazywanie treści prezentacji. Jakość dźwięku jest dla Adobe sprawą kluczowej wagi, dlatego też podczas audiokonferencji wykorzystywane są produkty dźwiękowe rodziny Vortex firmy Polycom, co zapewnia najlepszą jakość dźwięku. Ponadto sale wyposażone są w specjalne panele, aby poprawić akustykę.
Sale konferencyjne mogą występować w trzech konfiguracjach: małe, średnie i duże. Wszystkie one są wyposażone w przetworniki wideo VSX 8000 montowane w szafach przemysłowych oraz w rozwiązanie do integracji danych Visual Concert. W sali o średniej konfiguracji, do zestawiania licznych mikrofonów, kontroli echa akustycznego oraz dźwięków z zewnątrz stosowane jest urządzenie rodziny Vortex EF2280. W dużych salach wykorzystywane są dwa urządzenia Vortex EF2280s, Vortex EF2201 dla rozmów telefonicznych oraz panel sterowania Crestron.
Projekt sali konferencyjnych został po raz pierwszy wdrożony w nowo wybudowanym obiekcie przy siedzibie firmy w San Jose w Kalifornii. Nowe pomieszczenia na całym świecie są dostosowywane do celów konferencyjnych, a każde z tych pomieszczeń jest konfigurowane jako sala konferencyjno-prezentacyjna.
Większa wydajność, większe oszczędności
Komunikacja wideo jest w firmie zjawiskiem powszechnym dla licznych aplikacji, co wpływa na poprawę wydajności Adobe, a także pozwala obniżyć koszty, również te związane z podróżami służbowymi pracowników. Wideokonferencje są często organizowane przez osoby zajmujące się rozwojem firmy w celu zorganizowania spotkania pracowników poszczególnych działów usytuowanych w różnych lokalizacjach.
Firma Adobe prowadzi swą ekspansywną politykę wdrożenia komunikacji wideo na zebraniach organizowanych na dużą skalę, kiedy przy użyciu wideo połączonych jest 18 lokalizacji. W czasie takiego forum, które zbiera się co kwartał, odbywa się wymiana poglądów na żywo oraz udzielane są odpowiedzi na pytania przez osoby na stanowiskach wykonawczych. Adobe korzysta również z komunikacji wideo w czasie cotygodniowego spotkania dotyczącego spraw technicznych. Co więcej, dzięki komunikacji wideo firma Adobe mogła zaoferować uczestnictwo w dorocznym szczycie technicznym tym pracownikom, którzy nie mogli przybyć do siedziby firmy i wziąć w nim bezpośredniego udziału.
– Korzyści płynące z interaktywnych wideokonferencji są oczywiste dla firmy, a liczba osób z nich korzystających mówi sama za siebie – stwierdza Rutter mając na myśli ponad 200 000 godzin spędzonych na uczestnictwie w takich konferencjach, jakie Adobe odnotowuje każdego miesiąca. – Kiedy powstaje nowe biuro, nie zastanawiamy się czy instalować system wideo czy nie, jest to bowiem powszechnie stosowana przez nas praktyka.
Inteligentne rozwiązania do komunikacji wideo
– Kluczową sprawą przy wdrażaniu przez nas systemu komunikacji wideo jest integracja, co można zauważyć na przykładzie naszych sal konferencyjnych, zaś platformie VSX firmy Polycom zawdzięczamy zarówno funkcjonalność, wygląd oraz wszystko to, czego potrzebujemy – mówi Joe Monteon, specjalista ds. technicznych związanych z usługami konferencyjnymi firmy Adobe. System VSX 8000 jest świetnie zintegrowanym rozwiązaniem, które może być schowany w szafie i który można z łatwością obsługiwać za pomocą interfejsu Crestron. Dzięki wbudowanej funkcji mostowania oraz wejściom, które pozwalają nam w łatwy sposób połączyć urządzenia peryferyjne, jak np. procesor dźwięku czy Visual Concert, są one idealnym rozwiązaniem dla naszego środowiska konferencyjnego.
Oprócz 150 systemów wideokonferencji firmy Polycom, które Adobe wdrożyła w różnych miejscach na świecie, firma korzysta z urządzenia Visual Concert FX firmy Polycom w czasie wielu spotkań przeprowadzanych za pośrednictwem wideo, które wymagają przedstawienia danych. Użytkownicy zauważyli, że jest to nie tylko wyjątkowo proste w użyciu (ponieważ jest zintegrowane w platformę VSX), ale również dlatego, że oferuje dużo lepszą jakość niż konwerter do skanowania dokumentów.
Wideokonferencje przy użyciu komputerów osobistych wpłynęły również na zmianę sposobu pracy w firmie Adobe. Firma zaczęła wdrażać osobiste systemy wideokonferencji VSX 3000 firmy Polycom, jako tani sposób pozwalający ograniczyć podróże kierowników, którzy zarządzają zasobami ludzkimi w różnych miejscach. Model VSX 3000 był idealny dla potrzeb takich wideokonferencji w firmie Adobe, ponieważ dostarcza on kompresję H.264 dla lepszego przekazu wideo przy mniejszym użyciu pasma. Zapewnia w ten sposób wysoką jakość, wydajność oraz funkcjonalność komputerów stacjonarnych. Obejmuje on również 17-calowy monitor LCD, który może pracować jako monitor PC.
Usłyszeć znaczy uwierzyć
Zrozumiały, wyraźny system audio jest kluczem do przeprowadzenia udanej wideokonferencji. Z tego też powodu pracownicy IT firmy Adobe zintegrowali wszystkie źródła audio w salach konferencyjnych przy użyciu produktów Vortex firmy Polycom, wiedząc, że tylko najlepsze pod względem jakości głosu znajdą zastosowanie.
– Produkty Vortex są mózgiem całego systemu audio. To one pozwalają na łączenie sal i zapewniają ich działanie – mówi Monteon.
Produkty Vortex firmy Polycom umożliwiają zestawienie licznych mikrofonów oraz innego sprzętu audio. Rozdzielają źródła audio na kodeki, magnetowidy, głośniki oraz pozostały sprzęt. Zaawansowane technologie usuwania zjawisk echa i szumów zapewniają czysty dźwięk w każdej z sal. Inteligentna automatyczna kontrola wzmocnienia do produktów Vortex zapewnia jednakowy poziom dźwięku ze wszystkich mikrofonów, tak aby zarówno osoby głośno i cicho mówiące mogły być w równym stopniu słyszalne w czasie konferencji.
Optymalizacja infrastruktury sieciowej
Pracownicy działu IT firmy Adobe zauważyli, że tak potężna sieć wymaga inteligentnej infrastruktury konferencyjnej, która potrafi obsłużyć dowolną aplikację z każdego połączenia przy każdej prędkości. Co więcej, odbieranie rozmów musiało być proste w obsłudze i zarządzaniu dla administratora.
Adobe korzysta z wielopunktowej stacji kontroli MGC-100 firmy Polycom dla wszystkich rozmów prowadzonych z wielu miejsc. Stacja kontroli, która mieści się w siedzibie w San Jose, jest zarządzana przez WebCommandera firmy Polycom. To intuicyjny interfejs działający w sieci służący do planowania, monitorowania i zarządzania konferencjami. Daje to firmie Adobe możliwość połączenia z 48 miejscami jednocześnie.
– W sytuacji, gdy prawie jedna czwarta rozmów firmy Adobe jest wielopunktowa, wielopunktowa stacja kontroli ma dużo pracy – mówi Moneton. – Przeprowadzamy konferencje nawet z 25 miejscami jednocześnie, a oferowany tryb lektora jest często wykorzystywany z możliwością zmiany widoku w trakcie przesyłu.
System wideo stosowany w firmie Adobe wymagał zintegrowanej sieci IP, która obejmuje gwarancje jakości usług. Firma zwiększyła swe pasmo transmisyjne w 2001 roku, tworząc połączenia dla dowolnego biura w terenie przynajmniej na poziomie T1, a do wielu znacznie szybsze. Wszystkie z przeprowadzanych przez Adobe grupowych rozmów wideo odbywają się z minimalną prędkością 384 kbps. Prędkość ta nie dotyczy tylko rozmów wideo prowadzonych z komputerów stacjonarnych z odległych lokalizacji, które ograniczane są do niższych prędkości. Istotną sprawą dla Adobe był fakt, że urządzenie MGC firmy Polycom zapewnia, że wszyscy użytkownicy końcowi, bez względu na prędkość transmisji, będą mogli się podłączyć przy najlepszej z możliwych jakości bez konieczności spowolnienia, do najwolniejszego wspólnego połączenia.
Oczywistym jest, że utrzymanie tak dużej sieci wymaga zdolności do zarządzania wszystkimi salami firmy wyposażonymi w system wideo na całym świecie z centralnej lokalizacji. Do tego zadania Adobe wybrała PathNavigator firmy Polycom oraz Global Management System i WebCommander.
Zaawansowane oprogramowanie PathNavigator firmy Polycom jest stosowane do zarządzania całą siecią komunikacji wideo H.323 firmy Adobe. Pozwala to w łatwy sposób sporządzić logiczną sieć wideo oraz kontrolować pasmo pomiędzy każdą lokalizacją, tak by ruch wideo nie spowalniał ruchu danych w obrębie tej samej sieci. PathNavigator umożliwia również rozmowy pomiędzy miejscami, do których dociera się po wybraniu prostego numeru wewnętrznego, tak jak w systemie telefonicznym.
Firma Adobe zarządza globalnie całym swym systemem wideo za pomocą oprogramowania do zarządzania siecią Global Management System firmy Polycom.
– Dzięki Global Management System jesteśmy w stanie zarządzać wszystkimi naszymi obiektami wyposażonymi w systemy do komunikacji wideo na całym świecie z naszej siedziby głównej mieszczącej się w San Jose. Pozwala to nam między innymi na uaktualnianie oprogramowania w każdym punkcie końcowym. W dużym stopniu polegamy również na w pełni zautomatyzowanej funkcji książki adresowej Global Management System i stosujemy go globalnie, aby system był na bieżąco ze wszystkimi informacjami o połączeniach. W znacznym stopniu obniża to całościowe koszty administracyjne i wpływa na wzrost zadowolenia użytkownika – mówi Monteon.
Najlepsi od wsparcia
W związku ze wzrostem stopnia zaawansowania środowiska firmy Adobe, pracownicy działu IT potrzebowali pomocy, aby mieć pewność, że w pełni przyczynia się ono do zmniejszenia kosztów i zwrotu z inwestycji, jakie oferuje sieć wideo tworzona na wielką skalę. Firma zdecydowała się na rozwiązanie wszechstronnych usług i zarządzania Advanced Maintenance firmy Polycom. Oferuje ono dostosowane do potrzeb klienta, globalne wsparcie dla planowania, wdrażania i zarządzania środowiskiem współpracy na poziomie przedsięwzięcia. Poprzez planowanie, odpowiednie wdrożenie i integrację dodatkowego sprzętu oraz narzędzia służące do zarządzania, monitorowania i śledzenia rozmów, Advanced Maintenance pozwala Adobe przewidzieć problemy zanim się one pojawią i będą miały wpływ na dostępność komunikacji wideo.
– Firmy takie, jak Adobe, posiadające potężne wdrożenia wideo potrzebują rozwiązania, które będzie wsparciem infrastruktury komunikacji, a dzięki programowi Advanced Maintenance, firma Polycom zaoferowała wszechstronne rozwiązanie – mówi Weatherwax. – Mamy do czynienia z decydującymi rozmowami biznesowymi, a to wymaga pełnej wiarygodności i wsparcia 24 godzin na dobę, siedem dni w tygodniu.
Program Advanced Maintenance firmy Adobe rozpoczął się od pełnej oceny i optymalizacji środowiska współpracy firmy, a obecnie obejmuje globalne utrzymanie i najlepsze w swej klasie wsparcie poprzez przypisany Advanced Maintenance, jako główny punkt dla wszystkich potrzeb wsparcia. Program Advanced Maintenance pomaga firmie Adobe w jak najlepszy sposób monitorować i kontrolować jej sieć wideo, (łącznie z najmniejszymi szczegółami) jak zamawianie, śledzenie, dokumentowanie, numery seryjne i natychmiastowe dostarczanie zamienników dla systemów i części, które muszą zostać wyłączone. Oferuje on również comiesięczne raporty statystyczne dla metryk wydajności stworzonych specjalnie dla firmy, aby znać odsetek udanych połączeń, rozmiar i wykorzystanie pomieszczeń, oferując wgląd w mocno obciążone systemy dla celów planowania wydajności, oraz śledzenie rozmów wielopunktowych i rozmów punkt-punkt.
– Advanced Maintenance oferowany przez Polycom w ogromnym stopniu uprościł nasze kwartalne raportowanie, dostarczając zwięzły i dokładny obraz danych konferencyjnych za dany okres – dodaje Monteon. – Całodobowe wsparcie, jakie otrzymujemy jest sprawą bezcenną. Przeprowadzamy kwartalne sprawozdania, aby mieć możliwość wglądu w całokształt infrastruktury komunikacji i szacujemy zmiany w sposób ciągły.
Przyszłość „lepszej komunikacji”
– Wykorzystanie systemów konferencyjnych w firmie Adobe rośnie z roku na rok, a obecnie jest integralną częścią sposobu w jaki działa firma – reasumuje Rutter. A wziąwszy pod uwagę ten fakt, widzi już jak firma wywiera wpływ na przyszłe postępy w technologiach dźwięku i wideo, aby jak najlepiej pełnić misję umożliwienia ludziom lepszej komunikacji.