Ciągłość działania IT. Ile kosztuje przestój firmy?
Ciągłość działania IT staje się jednym z kluczowych elementów bezpieczeństwa przedsiębiorstwa. Firmy są dziś uzależnione od poczty elektronicznej, systemów księgowych, serwerów, aplikacji biznesowych, chmury, dostępu do plików czy systemów ERP. Wystarczy awaria jednego z tych elementów, aby część pracowników nie mogła wykonywać swoich obowiązków.
Przestój infrastruktury IT nie musi trwać kilku dni, aby wygenerować poważne koszty. Czasami już kilka godzin niedostępności serwera, poczty lub systemu sprzedażowego oznacza opóźnienia, utratę zamówień, problemy z obsługą klientów oraz dodatkową pracę po przywróceniu środowiska.
Dlatego ciągłość działania IT powinna być traktowana nie tylko jako zagadnienie techniczne. To przede wszystkim element zarządzania ryzykiem biznesowym.
Ile naprawdę kosztuje godzina przestoju?
Koszt awarii jest inny dla każdej organizacji. Zależy od liczby pracowników, rodzaju działalności, wykorzystywanych systemów oraz tego, jak duża część procesów biznesowych wymaga dostępu do infrastruktury IT.
Wyobraźmy sobie firmę zatrudniającą 50 osób. Jeżeli większość pracowników nie może korzystać z kluczowego systemu przez cztery godziny, firma traci nie tylko czas pracy.
Do kosztów należy doliczyć między innymi opóźnienia w realizacji zamówień, problemy z kontaktem z klientami, przestoje w sprzedaży, konieczność nadrabiania zaległości oraz dodatkową pracę administratorów lub zewnętrznego działu IT.
Jeżeli awaria dotyczy systemu bezpośrednio odpowiedzialnego za sprzedaż lub produkcję, rzeczywiste straty mogą być znacznie większe niż sam koszt czasu pracy pracowników.
Dobrze zaplanowana ciągłość działania IT pozwala określić, które systemy są najważniejsze i jak szybko powinny zostać przywrócone.
Co może zatrzymać pracę firmy?
Awaria nie zawsze oznacza fizyczne uszkodzenie serwera.
Przyczyną przestoju może być problem z macierzą dyskową, awaria sieci, utrata dostępu do Internetu, błąd aktualizacji, usunięcie danych przez pracownika, nieprawidłowa konfiguracja systemu lub awaria infrastruktury chmurowej.
Coraz istotniejszym zagrożeniem są również cyberataki.
Ransomware może zaszyfrować dane i uniemożliwić dostęp do systemów. Przejęcie konta administratora może doprowadzić do zmian w konfiguracji infrastruktury. Atak na pocztę elektroniczną może natomiast zakłócić komunikację z klientami oraz partnerami biznesowymi.
Dlatego ciągłość działania IT nie może opierać się na jednym zabezpieczeniu. Potrzebne są różne warstwy ochrony, które wspólnie ograniczają ryzyko zatrzymania działalności.
Backup to dopiero początek
Kopia zapasowa jest jednym z najważniejszych elementów przygotowania firmy na awarię, ale samo posiadanie backupu nie gwarantuje szybkiego powrotu do pracy.
Kluczowe pytanie brzmi: ile czasu zajmie odtworzenie danych?
Jeżeli firma posiada kilka terabajtów danych, samo ich przywrócenie może potrwać wiele godzin. Jeszcze większy problem pojawia się wtedy, gdy przed odtworzeniem trzeba najpierw naprawić lub zastąpić uszkodzony sprzęt.
Właśnie dlatego ciągłość działania IT powinna obejmować nie tylko wykonywanie kopii zapasowych, ale również regularne testowanie procesu odtwarzania.
Firma powinna wiedzieć, gdzie znajdują się kopie, jak długo są przechowywane, kto odpowiada za ich monitorowanie oraz ile czasu zajmie przywrócenie najważniejszych usług.
RTO i RPO pomagają określić potrzeby firmy
W planowaniu ciągłości pracy często wykorzystuje się dwa parametry: RTO oraz RPO.
RTO określa maksymalny akceptowalny czas potrzebny na przywrócenie systemu po awarii.
Jeżeli firma ustali RTO na cztery godziny, oznacza to, że infrastruktura powinna zostać zaprojektowana w taki sposób, aby kluczowa usługa mogła zostać ponownie uruchomiona w tym czasie.
RPO określa natomiast, jak dużą utratę danych firma jest w stanie zaakceptować.
Jeżeli kopia wykonywana jest raz dziennie, w najgorszym przypadku organizacja może utracić wiele godzin pracy. Jeżeli dane są kopiowane częściej, potencjalna strata będzie mniejsza.
Określenie RTO i RPO pozwala dopasować ciągłość działania IT do rzeczywistych potrzeb organizacji.
Nie każdy system jest równie ważny
Jednym z częstych błędów jest traktowanie wszystkich elementów infrastruktury jako jednakowo istotnych.
W praktyce część usług może być niedostępna przez kilka godzin bez poważnych konsekwencji, podczas gdy awaria innych natychmiast zatrzymuje działalność firmy.
Dlatego warto podzielić systemy według ich znaczenia dla biznesu.
Priorytetem może być na przykład system ERP, serwer plików, baza danych, poczta Microsoft 365, system księgowy lub aplikacja obsługująca zamówienia klientów.
Dobrze zaprojektowana ciągłość działania IT koncentruje zasoby przede wszystkim na systemach, których niedostępność powoduje największe straty.
Monitoring pozwala reagować wcześniej
Nie każda awaria pojawia się nagle.
Problemy z wydajnością dysków, brak miejsca na serwerze, niedziałająca kopia zapasowa czy przeciążenie urządzenia sieciowego często można zauważyć wcześniej.
Stały monitoring infrastruktury pozwala wykrywać takie sytuacje zanim doprowadzą do zatrzymania pracy użytkowników.
Systemy RMM umożliwiają monitorowanie urządzeń, usług i podstawowych parametrów infrastruktury. Administrator może otrzymać informację o problemie zanim pracownicy zauważą jego skutki.
Z tego powodu monitoring jest ważnym elementem strategii ciągłość działania IT.
Co jeszcze ogranicza ryzyko przestoju?
Skuteczna ochrona środowiska wymaga połączenia wielu mechanizmów.
Znaczenie mają regularne aktualizacje systemów, ochrona stacji roboczych i serwerów, EDR, odpowiednie zarządzanie dostępem, MFA, monitoring sieci, backup oraz zabezpieczenie poczty elektronicznej.
Nie można również zapominać o pracownikach. Phishing i inne techniki socjotechniczne nadal mogą prowadzić do przejęcia konta użytkownika lub uruchomienia złośliwego oprogramowania.
Dlatego ciągłość działania IT powinna uwzględniać zarówno technologię, jak i procedury oraz świadomość użytkowników.
Plan awaryjny warto przygotować przed awarią
Najgorszym momentem na ustalanie procedury działania jest chwila, w której serwer już nie działa.
Firma powinna wcześniej określić, kto zgłasza awarię, kto odpowiada za jej analizę, które systemy są odtwarzane jako pierwsze oraz w jaki sposób informowani są pracownicy.
Warto również ustalić sposób komunikacji na wypadek niedostępności podstawowych narzędzi.
Im więcej decyzji zostanie podjętych przed incydentem, tym łatwiej ograniczyć chaos podczas rzeczywistej awarii.
Ciągłość działania IT z ITNS
W ITNS pomagamy firmom budować środowiska IT przygotowane nie tylko na codzienną pracę, ale również na sytuacje awaryjne.
Analizujemy infrastrukturę, systemy backupu, bezpieczeństwo urządzeń, monitoring oraz proces odtwarzania danych. Pomagamy również określić, które elementy infrastruktury mają największe znaczenie dla działalności organizacji.
W ramach opieki IT możemy monitorować środowisko, reagować na pojawiające się problemy oraz wspierać firmę w projektowaniu mechanizmów ograniczających ryzyko przestoju.
Ciągłość działania IT nie oznacza, że awaria nigdy się nie wydarzy. Oznacza natomiast, że firma jest przygotowana na jej wystąpienie i wie, jak ograniczyć jej wpływ na pracowników, klientów oraz codzienne procesy biznesowe.
Jeżeli nie wiesz, ile czasu zajęłoby dziś przywrócenie najważniejszych systemów w Twojej organizacji, warto sprawdzić to zanim pojawi się rzeczywista awaria. ITNS może pomóc przeanalizować obecne środowisko i zaplanować rozwiązania zwiększające bezpieczeństwo oraz dostępność infrastruktury.
