Backup Microsoft 365: dlaczego OneDrive to za mało
Microsoft 365 jest dziś jednym z podstawowych środowisk pracy w firmach. Outlook, OneDrive, SharePoint czy Teams każdego dnia przechowują wiadomości, dokumenty, umowy, projekty oraz wiele innych informacji istotnych z punktu widzenia działalności organizacji. Problem pojawia się wtedy, gdy firma zakłada, że skoro dane znajdują się w chmurze Microsoft, automatycznie posiada ich pełną kopię zapasową. W praktyce backup Microsoft 365 należy traktować jako osobny element strategii bezpieczeństwa danych.
OneDrive pozwala synchronizować pliki pomiędzy urządzeniem użytkownika a chmurą. Microsoft udostępnia również mechanizmy odzyskiwania danych, wersjonowania oraz retencji. Nie oznacza to jednak, że każda organizacja posiada kopię danych spełniającą jej wymagania dotyczące czasu przechowywania, sposobu odtworzenia czy odporności na różne scenariusze awarii.
OneDrive to synchronizacja, a nie pełny backup
Jednym z najczęstszych nieporozumień dotyczących Microsoft 365 jest traktowanie OneDrive jako klasycznej kopii zapasowej.
Synchronizacja ma przede wszystkim zapewnić użytkownikowi dostęp do aktualnej wersji danych na różnych urządzeniach. Oznacza to również, że zmiany wykonywane przez użytkownika mogą zostać zsynchronizowane z chmurą.
Jeżeli pracownik usunie plik, usunięcie może zostać przeniesione również do środowiska chmurowego. Podobny problem może pojawić się w przypadku niepożądanych zmian w dokumentach, działania złośliwego oprogramowania czy błędu użytkownika.
Microsoft oferuje mechanizmy umożliwiające odzyskiwanie danych, ale ich działanie jest uzależnione od konkretnej usługi, konfiguracji środowiska oraz zastosowanych zasad retencji.
Dlatego backup Microsoft 365 powinien być projektowany jako dodatkowa warstwa ochrony, a nie zastępowany samą synchronizacją plików.
Kosz również nie jest kopią zapasową
Drugim częstym założeniem jest przekonanie, że wystarczającym zabezpieczeniem danych jest możliwość odzyskania ich z kosza.
Kosz może pomóc w przypadku prostego błędu użytkownika, ale nie powinien być podstawą strategii ciągłości działania firmy. Mechanizmy odzyskiwania mają określone zasady oraz okresy przechowywania danych.
Dobrym przykładem jest Exchange Online. Microsoft podaje w swojej dokumentacji, że elementy trwale usunięte ze skrzynki są standardowo przechowywane w obszarze Recoverable Items przez 14 dni. Administrator może zwiększyć ten okres maksymalnie do 30 dni, o ile nie zastosowano innych mechanizmów retencji lub ochrony danych.
To pokazuje, dlaczego backup Microsoft 365 powinien wynikać z wymagań biznesowych organizacji, a nie wyłącznie z domyślnych mechanizmów dostępnych w usłudze.
Przypadkowe usunięcie danych przez pracownika
Błędy użytkowników są jednym z najbardziej oczywistych powodów utraty danych.
Pracownik może usunąć niewłaściwy katalog, nadpisać dokument, skasować wiadomości albo przypadkowo zmodyfikować pliki wykorzystywane przez cały zespół. Problem może zostać zauważony od razu, ale czasami brak danych wychodzi na jaw dopiero po kilku tygodniach lub miesiącach.
Właśnie dlatego ważne jest określenie, jak długo organizacja chce przechowywać kopie danych i do jakiego momentu w przeszłości administrator powinien móc wrócić.
Dobrze zaplanowany backup Microsoft 365 pozwala ograniczyć zależność od momentu wykrycia problemu.
Co w przypadku ransomware?
Kolejnym scenariuszem jest ransomware. Jeżeli złośliwe oprogramowanie uzyska dostęp do urządzenia użytkownika, może rozpocząć modyfikowanie lub szyfrowanie danych. W środowisku korzystającym z synchronizacji zmienione pliki mogą następnie trafić do chmury.
Dlatego ochrona przed ransomware nie powinna opierać się na jednym rozwiązaniu. Potrzebne są między innymi zabezpieczenia urządzeń końcowych, EDR, aktualizacje, odpowiednia konfiguracja kont użytkowników, MFA, ograniczenie uprawnień oraz monitoring zdarzeń. Kopia zapasowa stanowi kolejną warstwę zabezpieczenia i pozwala przygotować organizację również na sytuację, w której mechanizmy prewencyjne nie zatrzymają ataku.
Backup Microsoft 365 powinien więc być częścią szerszej strategii cyberbezpieczeństwa i ciągłości działania.
Co z pocztą Exchange Online?
Skrzynki pocztowe są często jednym z najważniejszych źródeł informacji w przedsiębiorstwie.
Znajdują się w nich ustalenia z klientami, zamówienia, faktury, załączniki, informacje projektowe oraz dane dotyczące bieżącej działalności firmy.
Microsoft udostępnia rozbudowane funkcje retencji i odzyskiwania wiadomości, jednak sama retencja nie jest tym samym co niezależna strategia kopii zapasowej. Microsoft wskazuje również w dokumentacji Exchange Online, że klasyczne przywracanie elementów skrzynki do dowolnego punktu w czasie nie jest standardowym mechanizmem samej usługi Exchange Online.
Firma powinna więc odpowiedzieć sobie na pytanie, jak długo musi przechowywać pocztę oraz jak szybko musi być w stanie ją odtworzyć.
Backup Microsoft 365 obejmuje więcej niż OneDrive
Microsoft 365 to nie tylko pliki użytkownika.
W zależności od wykorzystywanych usług ochrony mogą wymagać między innymi:
- skrzynki Exchange Online,
- konta OneDrive,
- witryny SharePoint,
- dokumenty współdzielone pomiędzy zespołami,
- dane użytkowników, którzy opuścili organizację.
Microsoft oferuje obecnie również usługę Microsoft 365 Backup przeznaczoną do ochrony Exchange Online, OneDrive oraz SharePoint. Usługa umożliwia tworzenie punktów przywracania i odzyskiwanie danych między innymi po przypadkowym usunięciu lub incydencie ransomware.
Firmy mogą również korzystać z rozwiązań backupowych innych producentów, zależnie od wymagań dotyczących retencji, sposobu przechowywania danych, kosztów oraz oczekiwanego czasu odtworzenia.
Sam backup nie wystarczy. Trzeba go jeszcze testować
Posiadanie kopii zapasowej nie daje pełnej odpowiedzi na pytanie, czy firma jest przygotowana na awarię. Kluczowa jest możliwość skutecznego odtworzenia danych.
Organizacja powinna wiedzieć, jakie dane są chronione, jak często wykonywane są kopie, jak długo są przechowywane oraz ile czasu zajmie ich odzyskanie. Warto również regularnie wykonywać testy odtworzenia. Dopiero wtedy administrator może zweryfikować, czy backup Microsoft 365 rzeczywiście pozwoli odzyskać dane w sytuacji kryzysowej.
Backup powinien wynikać z potrzeb firmy
Nie każda organizacja potrzebuje identycznej polityki backupu.
W jednej firmie wystarczające może być przechowywanie danych przez kilka miesięcy. W innej dokumentacja musi być dostępna przez znacznie dłuższy okres. Różnić może się także dopuszczalny czas niedostępności danych.
Dlatego przed wdrożeniem rozwiązania warto określić między innymi zakres danych objętych ochroną, czas ich przechowywania, oczekiwany czas odtworzenia oraz procedurę postępowania w przypadku awarii.
Ważne jest również ustalenie, kto odpowiada za monitorowanie kopii i kto otrzymuje informacje o ewentualnych błędach.
Jak ITNS może pomóc w ochronie Microsoft 365?
W ITNS pomagamy firmom projektować środowiska Microsoft 365 z uwzględnieniem bezpieczeństwa oraz ciągłości pracy.
Możemy przeanalizować obecną konfigurację środowiska, określić zakres danych wymagających ochrony i dobrać odpowiednie rozwiązanie backupowe. Weryfikujemy również mechanizmy bezpieczeństwa, polityki dostępu oraz pozostałe elementy infrastruktury, które mają wpływ na odporność organizacji na awarie i cyberataki.
Dobrze zaplanowany backup Microsoft 365 daje firmie możliwość odzyskania danych wtedy, gdy standardowe mechanizmy ochrony okażą się niewystarczające.
Jeżeli Twoja organizacja korzysta z Microsoft 365 i nie masz pewności, czy obecny sposób zabezpieczenia danych zapewnia odpowiedni poziom ochrony, skontaktuj się z ITNS. Sprawdzimy środowisko i pomożemy zaplanować rozwiązanie dopasowane do rzeczywistych potrzeb firmy!